Preguntas Frecuentes

LINEAMIENTOS PARA REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – ROF

¿Requiere la entidad emitir alguna resolución a fin de dar cumplimiento a lo indicado a la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. N° 054-2018-PCM?

No es necesario. En los organismos públicos la modificación del término Secretaría General, o términos afines, por Gerencia General es automática pues solo es cambio de denominación, no de funciones. En todo caso, a criterio del titular de la entidad, se puede comunicar de forma interna que, a partir de la entrada en vigencia de los nuevos Lineamientos de Organización del Estado, se varía la denominación.

¿Todas las entidades públicas del Poder Ejecutivo deben adecuar las denominaciones de sus órganos de acuerdo con lo establecido en los artículos 10, 12 y 13 de los Lineamientos de Organización del Estado?

Sí. Las entidades públicas deben adecuarse a estas denominaciones, salvo los casos en que hayan normas de rango de ley que le otorgan otras denominaciones. En el caso de los Organismos Públicos Ejecutores la denominación del titular de la entidad deberá adecuarse conforme lo establecido en el numeral 4 del artículo 30 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. En el caso de los Organismos Públicos Técnico Especializados la denominación del titular dependerá de lo establecido en su ley de creación. Para la formulación de leyes de creación de nuevos organismos públicos se deberá observar las normas contenidas en los Lineamientos de Organización del Estado, las cuales son de obligatorio cumplimiento, en tanto constituyen normas que forman parte del Sistema de Modernización de Gestión Pública.

Si las entidades cuentan con órganos desconcentrados denominados “oficinas desconcentradas”, ¿podrán mantener su denominación?

No, los Lineamientos de Organización del Estado diferencian al “órgano desconcentrado” de la “oficina desconcentrada”.
El “órgano desconcentrado” desarrolla funciones sustantivas de uno o varios de los órganos de línea que brinda bienes y servicios y se crean para atender necesidades o para aumentar su cobertura.
La “oficina desconcentrada” es parte de la Oficina de Atención al Ciudadano que solo realiza tareas de recepción de expedientes, solicitudes, entrega de información a la ciudadanía y otras actividades afines.

¿Cuáles son las normas que regulan la formulación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF?

El Decreto Supremo Nro. 054-2018-PCM, publicado el 18 de mayo de 2018, establece los lineamientos de Organización del Estado y el Título IV capítulos I y II los lineamientos para la adecuación y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF.

Los Lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF por parte de las entidades de la administración pública, aprobados mediante Decreto Supremo N° 043-2006-PCM ¿siguen vigentes?

No, fueron derogados por los Lineamientos de Organización del Estado, aprobados mediante Decreto Supremo N° 054-2018-PCM.

¿En que casos no se requiere la opinión de la Secretaría de Gestión Pública?

En caso la entidad pública solo realice una modificación para reasignar o modificar funciones entre las unidades de organización sin afectar su estructura orgánica, o cuando se reduce el número de unidades de organización (D.S. N° 054-2018-PCM, literal 51.2 del artículo 51). En el caso de los organismos públicos, es necesario contar con la conformidad del ministerio del que depende. Cabe precisar que la modificación de funciones, a nivel de órganos, se aprueba por decreto supremo y previa opinión favorable de la SGP.

¿Cuáles son los criterios para la creación de órganos o unidades orgánicas?

Los criterios que justifican la creación de órganos o unidades orgánicas son*:

a. La carga administrativa o volumen de operación requeridas de forma permanente
b. Enfoque estratégico
c. Tipo y tamaño de la entidad
d. Grado de tecnificación de los procesos
e. Las competencias del recurso humano
f. Necesidad de independizar servicios y tareas
g. Necesidad de ejercer supervisión o control
h. Contar con más de 15 servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestada. Cabe precisar que la aplicación de los criterios antes señalados se aplican en forma alternativa o concurrente

* Numeral 16.1 del artículo 16 de los Lineamientos de Organización del Estado aprobado por Decreto Supremo N° 054-2018-PCM

¿En que casos procede crear unidades orgánicas de cuarto nivel o más?

La necesidad de crear unidades de organización del cuarto nivel hacia adelante, se sustenta en los siguientes criterios*:

a. La carga administrativa o volumen de operación requeridas de forma permanente
b. Por enfoque estratégico
c. Tipo y tamaño de la entidad
d. Grado de tecnificación de los procesos
e. Las competencias del recurso humano
f. Cuando se presenta la necesidad de independizar servicios y tareas
g. Cuando se identifica la necesidad de ejercer supervisión o control
h. Contar con más de 15 servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestada.

Es obligatorio que, dentro de los criterios que sustentan la creación de un cuarto nivel organizacional hacia adelante, debe incluirse el referido a “contar con más de 15 servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestada”**.

*De acuerdo con el numeral 16.1 del artículo 16 de los Lineamientos de Organización del Estado aprobado por Decreto Supremo N° 054-2018-PCM
**Numeral 16.3 del artículo 16 de los Lineamientos de Organización del Estado

¿Se pueden crear unidades orgánicas de administración interna dentro de un órgano de línea?

No se puede crear  unidades orgánicas dentro de un órgano de línea para realizar funciones de administración interna. Las funciones sustantivas deben estar separadas de  aquellas que son de administración interna y se debe evitar la duplicidad de funciones entre unidades de organización de la entidad, conforme con las  reglas de separación de funciones y no duplicidad de funciones contenidas en el artículo 8 de los Lineamientos de Organización del Estado.

En el caso de los gobierno regionales y locales, ¿cuál es proceso de aprobación o modificación de su Reglamento de Organización y Funciones (ROF)?

Los gobiernos regionales y locales aprueban su ROF mediante Ordenanza Regional y Ordenanza Municipal, respectivamente (numeral 45.3 del artículo 45 de los Lineamientos de Organización del Estado). Cabe referir que, si bien los lineamientos desarrollan en su artículo 44 una estructura del ROF, este es aplicable para el Poder Ejecutivo. Es decir, no aplica a los gobiernos regionales y locales, los que están facultados para aprobar su ROF integramente, sin necesidad de hacerlo por secciones.

¿Los órganos de línea de los Gobiernos Regionales o Locales pueden desarrollar su propio Reglamento de Organización y Funciones (ROF)?

El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es el documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza la organización de las entidades públicas (ejemplo ministerios, organismos públicos, gobiernos regionales, municipalidades, etc.). Este documento desarrolla las competencias y funciones generales de la entidad y las especificas de sus unidades de organización (órganos, unidades orgánicas, subunidades orgánicas, áreas, etc). Por ello, los órganos de línea de los gobiernos regionales y locales no pueden contar con un ROF propio (artículo 43 de los Lineamientos de Organización del Estado aprobado por Decreto Supremo N° 054-2018-PCM), toda vez que sus funciones se desarrollan en el ROF de la entidad (gobierno regional o local, según corresponda).

¿Cuáles son los criterios para el diseño organizacional de la entidades públicas?

De acuerdo con el artículo 6 de los nuevos Lineamientos de Organización del Estado, las entidades deben considerar los siguientes criterios para su diseño organizacional:
a. Estrategia y prioridades institucionales
b. Bienes y servicios que presta, evaluando el nivel de cobertura y demanda
c. Cantidad de personal con vinculo laboral y volumen de trabajo
d. Recursos y capacidad operativa
e. Tiempo de operación
f. Nivel de especialización de las funciones sustantivas
g. Factores externos que pudiesen afectar el cumplimiento de las funciones sustantivas
h. Nivel de riesgos en los procesos para la provisión del bien o servicio
i. Normas sustantivas aplicables

SOBRE LA OPINIÓN PREVIA DE LA SGP PARA NORMAS DE ORGANIZACIÓN

¿Dónde se regula el procedimiento de opinión previa de la Secretaría de Gestión Pública en el ámbito del Poder Ejecutivo?

El procedimiento para emitir opinión previa de la Secretaría de Gestión Pública en el ámbito del Poder Ejecutivo está regulado en el numeral X de la Directiva N° 001-2018-PCM/SGP, que regula el sustento técnico y legal de proyectos normativos en materia de organización, estructura y funcionamiento del Estado, aprobada mediante Resolución de Secretaria de Gestión Pública N° 003-2018-PCM/SGP.

¿Qué es la opinión previa favorable de la Secretaría de Gestión Pública?

Es la opinión que emite la Secretaría de Gestión Pública validando técnicamente si los proyectos normativos referidos a materias de organización, estructura y funcionamiento del Estado, tales como los referidos a la aprobación o modificación del Reglamento de Organización y Funciones y Texto Único de Procedimientos Administrativos de entidades públicas del Poder Ejecutivo o los vinculado a mecanismos de reforma de la estructura del Estado, cumplen con la justificación, requisitos y documentación requerida, conforme con la normativa de la materia. La opinión previa favorable de la SGP permite a la entidad proponente continuar con el trámite de aprobación correspondiente.

SOBRE VERIFICACIÓN POSTERIOR Y ALEATORIA DE LA SGP

¿Qué documentos se encuentran sujetos a la verificación posterior aleatoria a la que se refiere la séptima Disposición Complementaria Final de los Lineamientos de Organización del Estado?

Son objeto de verificación posterior aleatoria todos aquellos documentos técnico normativo de gestión organizacional cuya aprobación no requirió de la opinión previa favorable de la SGP. Para efectos de la verificación posterior aleatoria, los ministerios, organismos públicos, Gobiernos Regionales y Municipalidades están obligados, bajo responsabilidad de su máxima autoridad administrativa, a reportar a la Secretaría de Gestión Pública la aprobación de sus ROF así como de los Manuales de Organización – MOP de sus programas, proyectos especiales y, de corresponder, de sus órganos desconcentrados o académicos, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de aprobados.

El procedimiento de verificación posterior se encuentra regulado en el numeral XI de la Directiva N° 001-2018-PCM/SGP, que regula el sustento técnico y legal de proyectos normativos en materia de organización, estructura y funcionamiento del Estado, aprobada mediante Resolución de Secretaria de Gestión Pública N° 003-2018-PCM/SGP.

¿Existe algún registro o base de datos sobre las entidades del Estado?

De conformidad con lo dispuesto en la Octava Disposición Complementaria Final de los Lineamientos de Organización del Estado, los ministerios, Gobiernos Regionales y Locales, están obligados a contar con un registro actualizado sobre todas las entidades y
dependencias a su cargo, bajo responsabilidad de su Oficina de Planeamiento o la que haga sus veces. Asimismo, deben informar a la Secretaría de Gestión Pública la creación y extinción de organismos públicos, programas, proyectos especiales y cualquier otra entidad a su cargo.

Además, conforme con lo señalado en el numeral 11.2 de la Directiva N° 001-2018-PCM/SGP, que regula el sustento técnico y legal de proyectos normativos en materia de organización, estructura y funcionamiento del Estado*; para efectos de la verificación posterior aleatoria, los ministerios, organismos públicos, Gobiernos Regionales y municipalidades están obligados, bajo responsabilidad de su máxima autoridad administrativa, a reportar a la Secretaría de Gestión Pública la aprobación de sus ROF así como los Manuales de Organización – MOP de sus programas, proyectos especiales y, de corresponder, de sus órganos desconcentrados o académicos, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de aprobados.
*Aprobada con Resolución de Secretaría de Gestión Pública Nª003-2018-PCM/SGP

SOBRE EL MANUAL DE OPERACIONES – MOP

¿Qué entidades pueden tener un Manual de Operaciones (MOP)?

De acuerdo con el artículo 53 de los Lineamientos de Organización del Estado, le corresponde tener Manual de Operaciones a:
a. Programas y proyectos especiales,
b. Entidades que carecen de personería jurídica (entidades que, según su ley de creación, cuenten con una organización para su funcionamiento, p.e: el Fondo de Compensación del SOAT).
c. Órganos académicos (p.e: la Escuela Nacional de Salud Pública del Ministerio de Salud)
d. Órganos desconcentrados que, por la magnitud de sus operaciones o su naturaleza, requieran alguna organización permanente.

¿Puede un hospital contar con un Manual de Operaciones (MOP)?

Sí, puesto que es un órgano desconcentrado (p.e: el Hospital Nacional Dos de Mayo del Ministerio de Salud).
Sin embargo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 54.3 del artículo 54, será el Ministerio de Salud, previa coordinación con la SGP, el que emitirá los lineamientos para la elaboración del MOP de sus unidades de organización prestadoras, como los hospitales.

¿Qué es la estructura funcional y que es la estructura orgánica?

La estructura funcional es la que agrupa las funciones de una entidad sin personería jurídica (p.e. los programas y proyectos) en unidades funcionales, y establece las líneas de autoridad y mecanismos de coordinación para el logro de sus objetivos (literal 7.3 del artículo 7 de los Lineamientos de Organización del Estado) El Manual de Operaciones desarrolla la estructura funcional de las entidades sin personería jurídica.
La estructura orgánica agrupa las competencias y funciones de una entidad pública en unidades de organización y establece las líneas de autoridad y mecanismos de coordinación para lograr sus objetivos (literal 7.1 del artículo 7 de los Lineamientos).

¿Puede un fondo utilizar las denominaciones del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) en su Manual de Operaciones (MOP)?

No. Las denominaciones establecidas en los Lineamientos de Organización del Estado son solo para los ROF de las entidades públicas (ministerios y organismos públicos). Los fondos, siempre que cuenten con una organización propia, deben usar las denominaciones establecidas en su ley de creación.

REFORMA DEL ESTADO – PODER EJECUTIVO

¿Cuáles son los aspectos más resaltantes de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo – LOPE?

Los aspectos más resaltantes son:

  • Determina la conformación del Poder Ejecutivo, sus competencias y funciones
  • Determina las funciones del presidente de la República y su facultad normativa.
  • Determina las atribuciones del Consejo de Ministros, las funciones del presidente del Consejo de Ministros, sus competencias, las comisiones interministeriales y las funciones del secretario general de la Presidencia del Consejo Ministros.
  • Clasifica los organismos públicos del Gobierno Nacional en Especializados y Ejecutores.
  • Determina las funciones básicas de los ministros, viceministros y secretarios generales de los ministerios

¿Cuáles son los objetivos que regulan la Reforma del Estado?

De acuerdo con la Ley de Modernización de la Gestión del Estado, los objetivos que busca lograr el Estado a partir de este proceso son:

  • El Estado al servicio de la ciudadanía
  • Lograr canales efectivos de participación ciudadana
  • Promover un Estado Descentralizado y desconcentrado
  • Transparencia en la gestión del Estado
  • Servidores públicos calificados y adecuadamente remunerados
  • Estado fiscalmente equilibrado

¿Cuáles son las principales normas que regulan los procesos ligados a la reforma del Estado?

Las principales normas que regulan la Reforma del Estado son las siguientes:

  • Ley de Modernización de la Gestión del Estado – Ley Nro. 27658 y sus normas modificatorias (Ley Nro. 27852 y 27899).
  • La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo – Ley Nro. 29158 y sus normas complementarias.

¿Cuáles son los aspectos más resaltantes del proceso de Reforma del Estado que se han dado en los últimos tiempos?

Los aspectos más resaltantes han sido la expedición de la Ley Nro. 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo – LOPE, que enmarca un proceso de reordenamiento, clasificación y definición de nuevos roles de los ministerios y organismos públicos del Gobierno Nacional. A partir de esta norma, se han expedido normas complementarias (R.M Nro. 111 y 188-2008-PCM) orientadas a la elaboración de las nuevas leyes orgánicas de los ministerios y la determinación de sus roles, funciones y competencias conforme con la normatividad vigente.

Asimismo, a partir de la Ley Nro. 27658, Ley de Modernización de la Gestión del Estado, se han iniciado procesos de fusión de pliegos, programas y proyectos que han tenido respaldo normativo; a fin de mejorar la eficiencia y eficacia del Estado. Se han expedido normas complementarias para respaldar estos procesos como el Decreto de Urgencia 008-2007 para efectuar las modificaciones presupuestarias que viabilicen estos procesos de fusión.

SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

¿Cuáles son las normas que regulan las políticas públicas en materia de simplificación?

Las normas que regulan las políticas públicas en materia de simplificación administrativa son:

  • La Ley de Bases de Descentralización
  • Ley Nro. 27783 estableció en su Art. 6 a nivel de los objetivos administrativos de la descentralización en su inciso B la simplificación de trámites en las dependencias públicas nacionales, regionales y locales.
  • Decreto Supremo Nro. 004-2013-PCM que establece la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y en donde se incluye la simplificación administrativa.
  • Resolución Ministerial N° 048-2013-PCM, que dispone la implementación del Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013-2016.
  • Decreto Supremo Nro. 031-2018-PCM,  que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1203, que crea el Sistema Único de Trámites (SUT) para la simplificación de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad

GESTIÓN POR PROCESOS

¿Qué se entiende por proceso de nivel N?

Es el último nivel de desagregación de un proceso de nivel 0, se describe a través de procedimientos que lo conforman.

¿Qué se entiende por proceso de nivel 0?

Un proceso de nivel 0 es un grupo de procesos, usualmente se utiliza el término macroproceso.

¿Qué es el Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos?

Es un documento descriptivo y detallado de las acciones que realiza una entidad, tiene carácter instructivo e informativo y debe garantizar la comprensión por todos los involucrados en determinado proceso y facilitar la adaptación de nuevos trabajadores para el desarrollo de sus funciones. Contiene la descripción del proceso de Nivel 0 desagregado hasta el Nivel N.

¿Qué es el Mapa de Procesos?

Es un documento que está compuesto por:

  • La representación gráfica de la secuencia e interacción de los diferentes procesos que tiene la entidad, clasificados en procesos estratégicos, operativos o misionales, y de apoyo o soporte.
  • Las Fichas Técnicas de cada proceso Nivel 0.

¿Cuál es la documentación correspondiente a los procesos que la entidad debe elaborar?

La entidad debe elaborar el Mapa de Procesos y el Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos.

¿Cuántos y cuáles son los tipos de procesos?

Se consideran tres tipos de procesos:

  • Procesos Estratégicos: Son los procesos que definen y verifican las políticas, estrategias, objetivos y metas de la organización.
  • Procesos Operativos o Misionales: Son los procesos de producción de bienes y servicios que se entregan al ciudadano, entidad, empresa, etc. Agregan valor para el destinatario.
  • Procesos de Apoyo o Soporte: Procesos que realizan actividades de apoyo necesarias para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales.

¿Existen condiciones previas e indispensables para la implementación de la Gestión por Procesos?

Sí existen, y estos son:

  • Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección.
  • Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos.
  • Asegurar los recursos.
  • Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la gestión por procesos

¿Cuáles son los beneficios de implementar la Gestión por Procesos para las entidades?

  • Que orienten sus esfuerzos a satisfacer a los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios.
  • Que se adapten rápidamente al cambio.
  • Que gestionen eficaz y eficientemente sus recursos.
  • Que fomenten el trabajo en equipo.
  • Que promuevan el desarrollo de competencias de los servidores.

¿Cuáles son los beneficios de implementar la Gestión por Procesos para los ciudadanos?

  • Que cuenten con bienes y servicios públicos oportunos, a menor costo y que respondan a sus necesidades.
  • Que cuenten con regulaciones y fiscalizaciones de calidad que garanticen los derechos ciudadanos.
  • Que cuenten con políticas públicas más efectivas para resolver los problemas más sentidos.

¿Qué es la Gestión por Procesos?

Es un enfoque que permite gestionar integralmente las actividades, medios y recursos de las entidades, orientando su funcionamiento al servicio de la ciudadanía.

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E-mail: gestionpublica@pcm.gob.pe

Teléfono: (51-1) 219-7000 Anexo 7200





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